Kisvállalkozásnál dolgozol? Sokféle feladatod van? Akkor létfontosságú számodra a hatékonyság növelése. Szerencsére ma már rengeteg olyan eszközt találhatsz, ami segít szervezettebbé, fókuszáltabbá tenni a napi munkát. Akadnak köztük ingyenesek, de ha esetleg fizetni is kell értük, ez a kiadás a hatékonyabb munka miatt gyorsan megtérül.

A Google-ban keresve tengernyi olyan cikket találni, ami hatékonyságnövelő szoftvereket, appokat ajánl. A választék szédítő és napról napra bővül. Összeállításunkban olyan szoftvereket ajánlunk, amiket magunk is ismerünk, használunk.

Az itt röviden bemutatott eszközök többsége felhős szoftver, így telepítés nélkül. bármikor és bárhonnan, rendszerint többféle eszközről (számítógép, táblagép, mobil) is elérhető.

KOMMUNIKÁCIÓ (CHAT PROGRAMOK)

Túl kell lépni végre a telefon – email univerzumon. Egy-egy probléma megbeszéléséhez, ügyek gyors intézéséhez az email gyakran lassú, egy több embert is bevonó telefonos konferencia-beszélgetés megszervezése meg bonyolult. Az egyik leggyorsabb és leghatékonyabb kommunikációs forma a chat. Bár sokan megelégszenek a mindennapi használatra készült chat programok, a Facebook Messenger, vagy a WhatsApp nyújtotta lehetőségekkel, egy üzleti célokra kialakított üzenetküldő program ennél sokkal többet tud. Ezek közül most kettőt javaslunk:

Slack

Kifejezetten az üzleti üzenetküldésre kifejlesztett chat program. Rendkívül rugalmasan használható. Az egyes projektekhez önálló csatornák alakíthatók ki, így a különböző témájú csevegések nem keverednek. Az egyes csatornákba csak a projektben dolgozó munkatársak lépnek be, így senki sem kap felesleges, zavaró információkat.

A Slack lehetőségei külső (harmadik féltől származó) appok integrálásával tovább bővíthető.
Az üzenetkezelő, ami mobilról is kitűnően használható, kis felhasználók számára 10.000 üzenetig ingyen használható. Ez a korlátozás a napi használatot nem érinti, de a több hónappal ezelőtti beszélgetésekben való keresést már korlátozza. Nagyobb cégeknek ezért érdemesebb a fizetős változatot (7 dollár/felhasználó/hó) megvásárolniuk, amihez alkalmi jelleggel külső vendégeket is hozzáadhatnak, beállíthatók a cég compliance előírásai, valamint hangalapú- és videóhívásra is képes.

Microsoft Teams

A Teams eredetileg a fizetős Office 365 csomag része volt, de idővel megjelent az önálló, ingyenes Teams is, ami azóta a Slack erős versenytársává vált.

Az ingyenes Teams nem korlátozza az üzenetek számát, 300 felhasználót képes kezelni (ami messze meghaladja egy kisvállalkozás igényeit), jól illeszkedik az Office univerzumba és a Slacknél nagyságrendekkel több integrációra képes.

A Microsoft Teams ingyenes változatába is hívható vendég és versenytársával ellentétben nem csak kétszereplős videótelefonálásra képes, hanem sokszereplős videokonferenciákat is szervezhetünk segítségével. (Erről a funkcióról a későbbiekben még szó lesz.)
A sok funkció miatt a Teams felülete talán valamivel bonyolultabb, mint a rendkívül letisztult Slack interfész, de egy rövid tanulási folyamat után ennek már nincs jelentősége.
(Az ajánlott chat programok,a Slack és a Teams részletes összehasonlítását ebben az angol nyelvű cikkben találod.)

PROJEKTMENEDZSMENT

A legkisebb vállalkozásnak is vannak önálló projektjei. Minden ilyen projektben önálló adatok találhatók, és önálló folyamatok futnak. Egy megfelelő eszköz hatékonyságnövelő szerepe óriási lehet.

Trello

A Trello rendkívül népszerű, ingyenes vizuális projektmenedzsment szoftver. A projekt feladatait kártyákra írhatod fel, ezeket listákba rendezheted. Az egyes listákhoz közreműködőket hívhatsz meg, határidőket rendelhetsz. A haladó felhasználók a kártyák közt bonyolult kapcsolatokat alakíthatnak ki, vagy különböző projekteket (táblákat) is összekapcsolhatnak. Ez a program is felhőalapú, mobilról is kitűnően használható.

A Trello alapváltozata ingyenes, tapasztalatunk szerint a legtöbb kisvállalkozás számára elegendőek a kínált megoldások. Aki mégis kinőtte ezeket, vagy igényli a plusz lehetőségeket, havi 9,99 dollár/felhasználó/hó díjért az Üzleti lehetőségek, vagy 20,83 dollár havidíjért a Vállalkozás csomagra fizethet elő. Ezek az alapcsomagnál jóval nagyobb tárterületet, integrációs és automatizálási lehetőségeket kínálnak.
A csomagokat itt hasonlíthatod össze.

Asana

A 2008 óta létező, azóta folyamatosan fejlődő projektmenedzsment programot azoknak ajánljuk, akik úgy érzik, hogy kinőtték a Trellót. Az Asana készítői a felhasználóbarát kialakítást és a hatékony munkát állították a középpontba. Ez a program igazi projektmenedzsment eszköz, ami alkalmas a feladatok, az erőforrások menedzselésére, a büdzsé és az idő figyelésére is. Az Asana lehetővé teszi csoportok kialakítását és szükség esetén külső szakemberek bevonását is.

Az Asana sokféle szoftvert képes integrálni, így például Slack értesítést is kaphatunk az új feladatokról.

Az Asana erősen lecsupaszított, “kóstoló” változata ingyenes, aki viszont igazán komolyan gondolja a hatékonyságnövelést, annak 11 eurót kell fizetnie a Professional csomagért. Igazából itt jelennek meg azok a funkciók (feladatok közötti kapcsolatok,jelentéskészítés, privát és csoportprojektek elkülönítése, részletes keresés, stb) ami az Asanat “igazi projektmenedzsment szoftverré teszi. Ebből a táblázatból megismerheted valamennyi Asana csomag jellemzőit és árait.

FELHŐS TÁROLÁS ÉS FÁJLMEGOSZTÁS

A közösségi irodák és a “home office” terjedésével alapkövetelménnyé vált, hogy bárhonnan, bármilyen eszközzel hozzáférjünk a munkánkhoz szükséges fájlokhoz. A felhőszolgáltatások ehhez ideális környezetet teremtenek, de a felhőkön belül rengeteg szolgáltatás közül választhatunk.

Google Drive

Ha a Google univerzumban élsz, logikus választás a Google Drive. Itt nem csak tárolhatod, megoszthatod a fájljaidat, hanem élőben közösen szerkesztheted másokkal a dokumentumaidat, követheted az egyes verziókat. Elvileg ugyan akár 5TB méretű fájlokat is feltölthetsz, de ingyenesen csak 15 GB tárhelyet kapsz, ami sok videó és nagy méretű kép tárolása esetén hamar kevésnek bizonyulhat. Egy kisvállalkozás számára kedvező megoldás valamelyik G Suite (céges) csomag használata. Itt a saját domain alatt működő levelezés, megosztható naptár, üzenetküldés mellett már a legkisebb csomagban is 30 GB tárhelyet kapsz. A G Suite csomagokat itt hasonlíthatod össze.

Microsoft OneDrive

Ha Outlook – Word – Excel környezetben forogsz és leginkább Office dokumentumokat akarsz megosztani, akkor a Microsoft OneDrive a Te felhős megoldásod. Itt is mindent megkapsz, amit a Google Drive kínál, viszont ingyenesen csak 5 GB tárhely áll a rendelkezésedre. (Az Office 365 előfizetők havi 10 dollárért akár 10 TB tárhelyet is vásárolhatnak.)

Ha szeretnéd megismerni a további lehetőségeket is, ez a táblázatos összeállítás jó segítség lehet.

VIDEÓKONFERENCIA

A hatékonyságnövelés egyik legjobb módszere, ha csak akkor jársz megbeszélésekre, találkozókra, ha az feltétlenül szükséges. Bár a személyes együttlétek nagyon fontosak, sok “meeting” kiválóan kiváltható videókonferenciával.

Skype

Ki ne ismerné a Skype-ot? A skandináv eredetű szoftver 2011-ben vált a Microsoft birodalom részévé. A Skype klasszikus alkalmazása a magánbeszélgetés. Videóbeszélgetésben legfeljebb 4 fő vehet részt. (Ha mindenki a Skype Windows 10-be integrált változatát használja, ez a limit 25 fő.)

A Skype lehetővé teszi beszélgetés közben a csetelést és a képernyőmegosztást is.
Sokan nem tudják, hogy a Skype-ról hívható vezetékes, vagy mobilszám is. Bár ezért a szolgáltatásért percdíjat kell fizetni, egy amerikai, vagy ázsiai hívás ára a Skype-ról kezdeményezve igen kedvező.

A Skype nem tévesztendő össze a kifejezetten az üzleti célra szánt Skype for Business szolgáltatással. Ez utóbbi hamarosan végleg átadja helyét a Teamsnek.

Microsoft Teams

A korábban a chatprogramok között említett Teams a videokonferencia szoftverek között is erős játékos. Az inkább házi használatra szánt Skype-pal szemben itt erősebbek az üzleti funkciók, mint például az Office dokumentumok online használata, önálló csatornák kialakítása.
Akár az ingyenes, akár a fizetős változatot választod, 250 résztvevője lehet egy konferenciahívásnak, ami bőven kielégíti egy kisvállalkozás igényeit. A Teams 2MB tárhelyet biztosít az ingyenes felhasználóknak, ami eléggé korlátozza lehetőségeiket. További korlátozás, hogy az ingyenes felhasználók csak azonnali videókonferenciát szervezhetnek, szemben a fizetős felhasználókkal, akik megadott időpontra is küldhetnek ki meghívókat.

ADATVÉDELEM, ADATBIZTONSÁG

Hiába vagy hatékony, ha egy kibertámadás következtében adatokat veszíthetsz, vagy akár elvesztheted hozzáférésedet adataidhoz. A Panda olyan végpontvédelmet nyújt, ami az összes használt eszközre kiterjeszti a védelmet.

Az adatvesztés oka emberi mulasztás, vagy az eszközök meghibásodása is lehet, amelyek ellen hatékonyan védekezhetsz az Acronis biztonsági mentési megoldásával.

ÖSSZEFOGLALVA

Néhány eszköz segítségével jelentősen megnövelheted cégedben a munkavégzés hatékonyságát, azonban fontos, hogy a produktivitás mellett a biztonságra is fordítsd megfelelő figyelmet.