Megfelelő tervezéssel bármilyen szervezet nagyságrendekkel jobb teljesítményre lesz képes.

A koronavírus terjedésének megakadályozására bevezetett intézkedések miatt sorra maradnak otthon a cégek munkavállalói, ami nem várt probléma elé állította a vezetőket. A távmunka bevezetésének sok vezető nem örül, mivel ezt szinte azonnal a teljesítmény csökkenésével azonosítja. Teljesen természetes, hogy nem mindenki képes ugyanolyan fegyelmezett teljesítményre otthon, mint a munkahelyén, hiszen rengeteg inger csábít a „lógásra”, és ez hatványozottan érvényesül, ha a gyerekek is éppen otthon vannak az iskolabezárások miatt. De eljöhet az a pillanat, amikor kényszerből így kell dönteni. A jó hír, hogy viszonylag kevés erőforrás befektetésével mindez áthidalható, sőt, a most bevezetett megoldások később is továbbvihetők. A Planner segítségével ugyanis minden feladat, projekt szakasza pontosan mérhető és nyomonkövethető, függetlenül attól, hogy az adott kolléga éppen a munkahelyén vagy otthonról dolgozik.

Ahogy a Gallup Globális Munkahelyi Felmérése is rámutatott, Magyarországon jelenleg mindössze az európai átlag fele, a munkavállalók 2,5%-a dolgozik folyamatosan távmunkában. Ennél is lesújtóbb eredményt hozott a Jobsgarden tavalyi kutatása, miszerint azon magyar cégeknek a 70 százaléka, ahol most sincs lehetőség a távmunkára, nem is tervezi annak bevezetését. A koronavírus miatt azonban a távmunkára nem nyitott cégek is rákényszerülhetnek arra, hogy így próbálják meg átvészelni ezt a nehéz időszakot. Az átvészelést azonban pozitív irányba is lehet fordítani: a hatékonyabb információmenedzsment akár még jobb teljesítményt is eredményezhet. Ehhez azonban először ki kell elemezni, hogy a cégnél ki milyen módszert használ a feladati menedzseléséhez.

Nálunk is előjött ez a probléma– tanultunk belőle!

Cégünkhöz a közelmúltban egy új szenior kolléga csatlakozott. Az első hetekben természetesen sok új feladatot kapott – ezeket a korábban saját maga által kialakított rendszerben kezdte vezetni.

Sajnos korábbi munkahelyén nem volt egységesítve a feladattervezés, nem használtak erre egységesen semmilyen eszközt – így aki rendszerben akarta követni a munkáját, annak saját megoldásokat kellett keresnie.

Így tett kollégánk is.

Ezzel maga igyekezett olyan helyzetet teremteni, amiben a lehető leghatékonyabb lehet, és ezt korábbi személyes tapasztalatai alapján tette. És ez az a pont, ahol jelentkezik a probléma. Alapvetően jó, ha egy alkalmazott igyekszik rendszerezni, követni a feladatait, ettől hatékonyabban végzi a munkáját, igaz?

Természetesen a szervezetlenségnél jobb bármilyen munkaszervezési eszköz használata – ha viszont mindenki a saját feje után megy, az előbb vagy utóbb komoly problémákat szülhet.

Az egyik gond az lehet, ha útmutatás híján olyan eszközökkel kezdenek dolgozni, amelyek valójában nem teszik hatékonyabbá a munkát.

A másik, és ennél sokkal súlyosabb probléma, hogy ha mindenki saját megoldásokat alkalmaz – márpedig céges szabályozás hiányában gyakorlatilag rákényszerítjük erre az alkalmazottakat.

Képzeljük el, ahogy egy projektvezető akár csak három-négy olyan ember munkáját próbálja összehangolni, akik közül az egyik Excelben vezeti a feladatait, a másik valamilyen feladatkezelő alkalmazásban, megint másik egy to-do listát használ, valaki pedig “kockás” füzetbe jegyzetel.

Ez nem elrugaszkodott példa, nagyon is mindennapi élethelyzet, különösen a hazai kkv-k esetében, ahol általában kevés hangsúlyt fektetnek arra, hogy milyen eszközökkel dolgoznak a kollégák.

Új kollégánk tehát egy Excel-táblában kezdte el vezetni a feladatait, azokat fontosság és sürgősség szerint priorizálva, színkódolással segítve az eligazodást a feladatok között. Ez egy egyszerű megoldás ugyan, de már rövidtávon is követhetetlenné válhat. Két hét után már egy több mint 100, tarkán színezett sorokkal feltöltött munkalapot tartalmazott az excel.

A tarthatatlan helyzet megoldása adta magát, hiszen cégünk rendelkezik Office 365 előfizetéssel, ez pedig több modern feladatmenedzsment megoldást is kínál.

Ebben az esetben a választásunk a Planner eszközre esett.

Kollégánknak mindössze egy 10 perces bemutató kellett hozzá, hogy megtanulja a használatát, néhány óra elteltével pedig a korábban átláthatatlan, nehezen priorizálható és követhető feladatok rendszerezetten, kategóriákra bontva, prioritások és határidők hozzárendelésével sorakoztak a Plannerben.

Ne maradj le a legfrissebb tartalmainkról!

INGYENES webinárok, érdekes cikkek, leghasznosabb aktualitások.

Feliratkozom a hírlevélre

Ne maradj le a legfrissebb tartalmainkról!

INGYENES webinárok, érdekes cikkek, leghasznosabb aktualitások.

Feliratkozom a hírlevélre

Mit tud a Planner?

A Plannerben az egyes feladatokhoz checklistet rendelhetünk, az egyes kisebb lépéseket átláthatóbbá téve, az elvégzett feladatot megjelölve. Így a részfeladatok sem sikkadnak el a többi között és pontosan követhető, egy-egy task végrehajtásával hol járunk.

A felelős hozzárendelésével a delegáció/feladatkiosztás is egyszerűen követhető, a csapat vezetője könnyedén átláthatja, hogy ki min dolgozik éppen, hol akad szabad kapacitás, hol kell esetleg segítség.

A különböző témákról, feladatokról az alkalmazás automatikusan naptárat készít, átláthatóvá téve, mikor és mivel kell foglalkozni, így lehetővé teszi, hogy előre tervezzünk.

A feladatok státuszáról, készültségi szintjéről esztétikus és könnyedén átlátható grafikon készül, az egyének teljesítménye ezzel könnyedén követhető, a csapat vezetője látni fogja, mi készült el, ki csúszik esetleg a feladataival, ki az, aki jobban terhelhető. És mindez akkor is kiválóan működik, ha valaki éppen otthonról végzi munkáját.

A Planner a csodafegyver?

Önámítás lenne azt gondolni, hogy a cégen belüli hatékonysági problémákat megoldja bármilyen új rendszer bevezetése. A Planner csak egy eszköz, ahogy más hasonló feladatkezelő alkalmazás is. Az üzleti hatékonyság attól függ, hogyan használjuk ezeket az eszközöket.

A legtöbb cég gyorsan bevezet egy megoldást, ami a pillanatnyi problémáit orvosolja.

Szerintünk ez komoly hiba.

Még ha közhelynek hangzik is, elképesztően fontos, hogy ne csak azt mérjük fel, milyen helyzetben vagyunk éppen és mik az aktuális kihívások. A jövőbeni célokat, várhatóan felmerülő problémákat is ki kell elemeznünk.

Ha ezt nem tesszük meg, könnyen lehet, hogy az adott pillanatban ideális megoldás már néhány hónapon belül elégtelen lesz – vagy akár kifejezetten káros, mivel hátráltatja az átállást az új problémákra választ kínáló megoldásra a kompatibilitási problémák miatt.

Csodafegyver nem létezik, csak megfelelő mentalitás. Ezt pedig felsőbb szinten kell megvalósítanunk, mielőtt azon kezdhetnénk gondolkodni, az egyének munkáját hogyan tegyük hatékonyabbá.

Ha Te is szeretnéd használni az Office 365 adta előnyöket 6 hónapig INGYEN, akkor jelentkezz nálunk erre a linkre kattintva!