Ha számítógéppel dolgozol, akkor valószínűleg volt már olyan napod, amikor semmit sem tudtál elintézni. Időnként más emberekkel való munka túl zavaró lehet. De sokszor mi magunk is elvonjuk saját figyelmünket. Ennek oka részben az, ahogyan e-mailezünk.

Ide tartozik az a szokásunk, hogy szeretünk folyamatosan elérhetőek lenni. Ehhez bekapcsoljuk az értesítéseket is, hogy minden egyes üzenetet azonnal megkapjunk, amint beesik a postaládánkba.

Egy 2017-es felmérés szerint a legtöbb e-mail felhasználó naponta többször ellenőrzi leveleit. Az y generáció több mint egynegyede azonnal elolvassa az e-maileket, amint beérkeznek, az értesítések miatt. Ugyanezen felmérések szerint az USA-ban dolgozók háromnegyede egy óra alatt válaszol e-mailjeikre munkaidőben, majdnem egyharmada 15 percen belül válaszol.

Még akkor is, amikor nem vagyunk munkahelyen, a céges levelek az életünk nagy részét uralják. Ugyanebben a kérdőívben a válaszok 81%-a azt mondta, hogy hétvégén is ránéz az e-mailekre, több mint fele este 11 óra után is és közel 60 százalék vakáció alatt is figyelemmel követi a fejleményeket.

Az, hogy folyamatosan elérhetőek vagyunk e-mailben, nem teszi hatékonyabbá a munkánkat. Sőt, ennek épp az ellenkezője igaz.

Félbeszakítva

Kostadin Kushlev és Elizabeth W. Dunn kutatók írtak egy tanulmányt az e-mailek és a stressz kapcsolatáról, melyben kifejtették, hogy „az emberek többsége úgy kezeli az e-maileket, hogy sűrűn rápillantanak a beérkező levelek mappájára, ez gyakori megszakításokat és feladatok közti váltást eredményez”. Ezt Mary Czerwinski, Eric Horvitz és Susan Wilhite tanulmánya is alátámasztja, miszerint az ilyen jellegű önmegszakítások a munkahelyi figyelemvesztések 40%-áért felelősek.

Lehetséges egyáltalán „kikapcsolni”?

Kushlev és Dunn tanulmánya azt is elmondja, az e-mailek ritkább ellenőrzése csökkentheti a munkahelyi stresszt, ezzel segítve, hogy jobban érezzük magunkat és jobban teljesítsünk a munkánkban. De ha az e-mail a munkahelyi kommunikáció fő formája, és ha a duzzadó postaláda sok embernek stresszt okoz, akkor lehet-e ezt anélkül megtenni, hogy valaki elveszítené a munkáját vagy az eszét?

Van néhány tippünk, hogyan tudod megkönnyíteni a munkahelyi életedet „e-mail figyelési” szabályok bevezetésével:

1. Használd a szádat!

Annyira hozzászoktunk az e-mailekhez a munkahelyen, hogy már „minden úgy néz ki, mint egy e-mail”. A legtöbb esetben azonban az e-mail nem a legjobb módja annak, hogy kommunikáljunk valamit, amit el szeretnénk mondani.

Vannak olyan helyzetek, amikor az e-mail a legjobb választás:

  • Amikor mellékletet kell küldeni
  • Amikor egy hosszú levelet kell elküldeni
  • Amikor rendezni kell a logisztikát vagy delegálni kell feladatokat
  • Amikor dicséreteket kell kiosztani

Szinte minden más esetben a személyes, telefonos vagy Teams beszélgetés hatékonyabb, mert „milyen gyorsan és hatékonyan képes a hang információt továbbítani neked”. Gyakran egy e-mail, amelyet írunk, egyértelmű számunkra, de nem egyértelmű a fogadó személy számára.

Sok olyan dolog van, amit hallani a hangban és látni az arcon. Hányszor hívott fel egy barátod, amikor egy szó után azt mondtad: „Mi a baj?” Amikor elmagyarázol egy bonyolult ötletet és nézed közben a célszemély arcát, amiről azonnal megmondod, hogy nem érti.

Mielőtt belekezdesz egy új e-mail írásába, gondold át, hogy ez-e a legjobb kommunikációs mód a mondandódhoz. Előfordulhat, hogy sokkal jobb ötlet a telefon felvétele vagy egy online egyeztetés.

Ne maradj le a legfrissebb tartalmainkról!

INGYENES webinárok, érdekes cikkek, leghasznosabb aktualitások.

Feliratkozom a hírlevélre

Ne maradj le a legfrissebb tartalmainkról!

INGYENES webinárok, érdekes cikkek, leghasznosabb aktualitások.

Feliratkozom a hírlevélre

2. Kapcsold ki az értesítéseket!

Az e-mail értesítések (és az összes értesítés) kikapcsolása nagyban javíthatja az összpontosítást a teljes munkanapod alatt.

Lehet, hogy nem tűnik fel, de az agyad energiát használ el arra, hogy felfigyel minden egyes értesítésre, legyen az e-mail vagy bármi más. Csak eggyel több felé szakad a figyelmed, amivel feleslegesen fárasztod magad. Az meg még inkább megterhelő, ha úgy érzed, azonnal kell válaszolnod mindenre.

Kognitív „költséget” fizetünk, amikor figyelmet váltunk egy dologról a másikra. Ha az agyad éppen átváltott a feladatok között, akkor 60–90 másodpercre el fog veszni a figyelmed – ezt megszorozhatjuk annyival ahányszor naponta oda-vissza váltasz, hogy megnézd érkezett-e e-mailed.

3. Dedikálj időt az emailekre, és tartsd be!

Etikett szakértő, Devoreaux Walton elmondta, hogy ha egy héten belül szeretnél választ kapni, akkor e-mailben kell kommunikálnod, különben más módszert kell használnod. Tehát ne kezeld az összes e-mailt úgy, mintha életbe vágó feladat lenne.

Ahelyett, hogy az e-mail kliensed egész nap futna, tartsd csukva – kivéve a munkanap során két-három alkalommal, amelyeket blokkoltál az e-mailek ellenőrzésére. Tartsd magad az ütemtervedhez.

Teljesen rendben van, ha valaki nem kap választ néhány órán belül. Van telefonszámod, amin elérnek vészhelyzet esetén.

Sokan attól tartanak, hogy lemaradnak valami sürgős esetről, és ezzel valamilyen katasztrófát okozhatnak. De ezek a vészhelyzetek rendkívül ritkák…

Ha kipróbálod ezt a módszert, győződj meg róla, hogy ki vannak kapcsolva az értesítések. Az nem segít, ha látod a számot folyamatosan nőni a postaláda ikon mellett.