Esettanulmány: Így állt át egy háromfős légtechnikai cég nagyvállalati szintű üzletvitelre

Nem kell nagyvállalatnak lenned ahhoz, hogy az ő irányítási rendszerük előnyeit kihasználhasd – ez az egyik leggyakrabban hangoztatott érv a Business Central bevezetése mellett. Remekül hangzik, sokan mégis tartanak a változtatástól: ezeket a rendszereket bonyolultnak vélik, és nem tudják elképzelni, hogy pontosan hogyan is segítheti egy kis cég életét ez a fejlesztés. Ezért most egy háromfős vállalkozás, az Ecovent System Kft. kézzelfogható példáján keresztül szeretnénk bemutatni azt, hogy a Business Central használatával nemcsak a napi problémák oldhatók meg sokkal könnyebben, de a közeljövőre vonatkozó üzleti tervezést is nagyon hatékonyan segíti. A tudatosságban ugyanis nem a cégméret a lényeg – ha a háromfős Ecovent System Kft. életét is megkönnyítette, talán neked is érdemes vetned rá egy pillantást. Kérdéseinkre Csipszer Zoltán tulajdonos-ügyvezető válaszolt.

Az Ecovent System Kft. eddig viszonylag rövid, mégis kalandos életutat járt be. Termékporfóliójuk és tevékenységük folyamatosan bővült, és nagyon agilisan keresték az üzleti lehetőségeket az elmúlt években. Megosztaná velünk, hogy hol járnak most, és hogy pontosan milyen termékekkel és szolgáltatásokkal vannak jelen a piacon?

Csipszer Zoltán: három és fél éve alapítottam meg a vállalkozásomat, alapvetően légcsatorna hálózatok tisztításával, karbantartásával, felülvizsgálatával kezdtünk. Később az energiatudatosság jegyében optimalizáltuk a portfóliónkat, és a tisztítás mellé került a hidraulikai és a beszabályozás is. Majd jött a légtechnikai szűrők értékesítése. Kezdetekben hazai beszállítókkal szerződtünk, a későbbiekben úgy gondoltuk, hogy a piac minden igényének kielégítéséhez komplexebb megoldásra van szükségünk. Így találtunk rá egy holland szűrőgyártó cégre, aminek a magyarországi képviselete lettünk, és ez a kapcsolat azóta is jól működik.

Számos informatikai fejlesztést is bevezettek az elmúlt három évben – minek köszönhető ez a nyitottság az újításokra?

Cs. Z.: Jelenleg a cégben rajtam kívül két alkalmazott van, tehát nem beszélhetünk óriási szervezetről. Viszont korábbi tapasztalataim multinacionális környezethez kapcsolhatók. Mindenféleképpen egy olyan rendszert szerettem volna kiépíteni, ami már rövid- és középtávon is segítheti a munkánkat. Mindent igyekszünk online felületen megoldani, már a kezdetekben online számlázással indultunk. Korábban a Google felületeket használtuk a projektek követésére és a kapcsolattartásra, később áttértünk a Microsoft megoldásaira, és ezt követte a Business Central.

Pár hónap alatt zökkenőmentesen átálltak

Mikor és milyen céllal történt ez az átállás?

Cs. Z.: Az elhatározás az év elején született meg, de az érdemi munka május környékén kezdődött. Október elején kezdett el a gyakorlatban is működni. Ennyi idő alatt teljesen a saját képünkre formáltuk a rendszert, minden igényünket kiszolgálja. Az elsődleges célja a hatékonyság növelése volt, illetve, hogy minimális alkalmazotti állomány felállítása mellett tudjunk dolgozni. A másik oka pedig a jövőtervezés. Ezzel az irányítási rendszerrel mindegy, hogy saját raktárral vagy bérraktárral működünk, a készletgazdálkodás mindkét megoldással átlátható lesz. Most már egy felületen működtethetjük a céget, számlázhatunk, és mehet az ügyvitel. A Business Centrallal lehetőség van arra, hogy napi, heti, illetve havi kimutatásokat végezzünk, és olyan sűrűn világítsuk át a cég működését, ahogy akarjuk.

Február környékén elindították ezt a fejlesztést, ami azt jelenti, hogy már a pandémia előtt meg volt az igény arra, hogy ebben szintet lépjenek. Hogyan hatott az az önök üzletmenetére az, hogy bejött a tömeges home office és megváltozott az ügyfélkör igénye?

Cs. Z.: Gyakorlatilag sehogy. Azonnal felkészültek voltunk, minden kollegának biztosítottuk a hordozható eszközöket és a munkához szükséges szoftvereket. A Microsoft alkalmazások gyakorlatilag minden eszközön elérhetők, így bárhonnan tudnak a munkatársak dolgozni, az egymás közötti adatmegosztás biztonságos és gyors.

Az ügyfelek részéről milyen konkrét változásokat vettek észre?

Cs. Z.: A cég és főleg az értékesítés egyik alapköve a személyes kapcsolatépítés. Sajnos a pandémia miatt ezek a személyes találkozók vagy elmaradtak, vagy online felületre költöztek át. Minket ez nem ért felkészületlenül, viszont azt gondolom, hogy nagyon sok olyan cég volt Magyarországon, akik nem nagyon tudták, hogy hogyan oldják ezt meg. Azt láttuk, hogy az első hullámban különböző webes felületeket használtak az emberek és egy nagy kavarodás lett abból, hogy az egyik fél más felülethez volt szokva, mint a másik. Emiatt lecsökkent a hatékonyság. Azt veszem észre, hogy azóta két részre oszlott ezeknek a használata és leginkább a Google Meet és a Microsoft Teams használata a gyakori.

„Olyan lehetőségek nyíltak meg előttünk, amikről korábban nem is gondoltuk volna, hogy szükségünk lehet.”

Említette, hogy ősz elején kezdett el teljesen személyre szabottan működni a rendszer. Melyek azok a funkciók, amivel a Business Central többet ad, mint az előtte használt rendszerek?

Cs. Z.: Amikor elindul egy cég, a vezetőnek van egy elképzelése arról, hogy milyen irányba vigye a munkát. Jönnek az Excel táblák, Word sablonok, és egyéb olyan megoldások, amivel megpróbálják kezelni a folyamatokat. Egy idő után azonban ez nem lesz elég, és villámgyorsan szükség lesz egy olyan ügyviteli rendszere, amivel átgondolható a működés és segíti a döntéshozatalt. Ebben ad sokkal többet a Business Central.

Amennyiben felkeltette érdeklődésed a Business Central és többet szeretnél megtudni, kérj visszahívást kapcsolati oldalunkon.

A folyamat melyik része igényelte a legnagyobb erőforrás befektetést a bevezetéskor?

Cs. Z.: A Business Centralnak, mint a legtöbb ügyviteli rendszernek, nagyon nagy adatigénye van. Az átállás csak akkor működik, ha azt mondja az ember, hogy akkor innentől kezdve nincs több táblázat, vagy bármi más, hanem mindent ebben kezelünk. Ezzel nekem már a legelején többet adott, mint az Excel: letisztult a könyvelés, az ajánlatadás, és valós időben tudom követni a rendelések állását is. A teljes értékesítési és beszerzési folyamatot egy felületen látom. Tudom, hogy éppen melyik vevőnél kell számlázni és hogy a könyvelés tekintetében mennyire vagyunk napra pontosak.

Azt is mondhatnánk, hogy azon túl, hogy megoldotta a mindennapi problémákat, a tervezést és döntéshozatalt is segíti?

Cs. Z.: Abszolút elmondhatjuk róla. Olyan lehetőségek nyíltak meg előttünk, amikről korábban nem is gondoltuk volna, hogy szükségünk lehet. Ilyen például a dimenziók használata. A dimenzió rendszert, mint egy kockát kell elképzelni, aminek minden lapjára információhordozó adatokat töltünk fel. Ezzel egyidőben az üzletkötők adminisztrációs terhei is csökkennek. Gyakorlatilag maguk a vevők/szállítók/cikkek hordozzák az információkat. Ha ezeket a dimenziókban vezetjük, rálátásunk lesz arra is, hogy milyen területen vagyunk erősek és mi az, ami felé érdemes lenne nyitni.

Ez az üzleti tervezésükbe is beépül? Kevesebbet hallgatnak a „megérzésre”, és többet az adatokra?

Cs. Z.: Igen. Sőt, a Business Centralnak van egy üzleti tervezés modulja is, ahol előre tudom tervezni az én elvárásaimat és ehhez mértem tudom figyelni folyamatosan az eltéréseket. Rendelkezik egy mesterséges intelligencia modullal is, ami a készletek kezelésénél és az üzleti tervezésnél van jelen. Ezt egyelőre még nem használjuk, mert több időnek kell eltelni ahhoz, hogy javaslatokat tudjon tenni. De a jövőben mindenképpen számítunk rá, érdemes bevezetni a cég működésében. Segíthet nekünk például abban is, hogy eldöntsük, a raktározást milyen mennyiségben és átforgási sebességgel lenne érdemes működtetni, de ugyanígy az üzleti tevékenységekre is adatokon alapuló javaslatokat tesz.

Innovatív cégként milyen egyéb IT fejlesztést terveznek a közeljövőben?

Cs. Z.: Azt gondolom, hogy az informatikai megújulást soha nem szabad abbahagyni. Abban a pillanatban amikor megáll fejlesztés, a cég azonnal lemarad, és  később csak nagyobb költségek alapján lehet ezt pótolni. Ezért igyekszünk folyamatosan fenntartani a szintünket. Most éppen a Business Central befejező lépései folynak a háttérben, a könyvelést finom hangoljuk. A Business Centralnak van olyan fényképező/OCR modulja, hogy a webkamera elé tartva fel lehet tölteni a számlát a rendszerbe, a könyvelőt nem is kell róla külön értesíteni, hanem látja, hogy ott van egy nyitott számla, amit lekönyvelhet. Ez is egy apróság, de rengeteg időt spórolunk meg azzal, hogy valós időben kerülnek fel az adatok, így nem kell megvárni, hogy havonta egyszer legyen adatszolgáltatás, és a könyvelőnek is segítség, hogy nem egyszerre zúdítunk a nyakába mindent.