A dolgozók motivációs szintje a koronavírus alatt is fenntartható – csak a megfelelő eszközrendszer szükséges hozzá.

Önkéntes vagy kötelező karanténok, tömegesen távmunkába vonulók, kiürült iskolák, nézők nélküli sportrendezvények – a végtelenségig sorolhatnánk a koronavírus mindennapokra gyakorolt „mellékhatásait”. A járvány nem várt feladatok és kockázatok elé állította a magyar vállalkozásokat is, a jelentős átszervezés immár nem önkéntes választás kérdése, hanem sokkal inkább egy, a cég működését ebben a helyzetben jelentősen meghatározó, megoldásra váró feladat. Ebben a nehéz időszakban azok a vállalkozások tudnak majd fennmaradni és továbbra is hatékonyan működni, akik a legjobban alkalmazkodnak a megváltozott körülményekhez, és képesek lesznek a csapatszellem, a dolgozók motivációjának fenntartására akkor is, ha éppen nem tartózkodnak egy légtérben. Mutatjuk, hogy milyen eszközök bevezetését érdemes megfontolni vezetőként és dolgozóként, ha továbbra is szeretnék elérni az év elején kitűzött célokat.

Meg kell erősíteni a dolgozókat abban, hogy nem állt meg az élet

Bizonytalanság. Félelem. Szkepticizmus. A vírus okozta zűrzavarban számos olyan jelenséggel találkozhatunk, ami kifejezetten rossz hatással van a dolgozó motiváltságára, és ezáltal a szervezet értékteremtő képességére. Vajon holnap is be kell jönni majd dolgozni? Kockáztatom az egészségemet, ha találkozok az ügyféllel? A jövő héten egy nagyon fontos meeting lenne, de az sem biztos, hogy megtartjuk. Készüljek rá, vagy sem? Ezek a kérdések nagyon is aktuálisak, és a szervezet minden szintjén beköltöztek a munkavállalók gondolatába. A dolgozókat ezért meg kell erősíteni abban, hogy nem állt meg az élet, és felállítani egy forgatókönyvet arra, hogy ha tömeges távmunkára kerülne sor, hogyan és milyen eszközökkel folytathatók a projektek. Az online meetingszervezés például egy teljesen alapeszköz lesz, de egyáltalán nem mindegy az ehhez használt platform funkciókínálata.

A személyes meetingekkel egyébként is sok a probléma

A meetingek hatékonyságát már számos kutatás vizsgálta, és ezek közül egyik sem mutatott igazán biztató képet. A felmérések egyik fontos tanulsága, hogy egy átlagos cégnél a dolgozók kétharmada jóindulattal is a teljes munkaideje negyedét azzal tölti, hogy felkészüljön ezekre a találkozókra, vagy részt vegyen azokon. A statisztikák további felsorolása helyett egy egyszerű, mindenki számára kézzelfogható példát is tudunk említeni: ha személyes találkozók helyett videókonferenciát szervezünk, legalább 1 munkaórát megspórolunk, hiszen „megnyerjük” a napnak az utazási időt. Természetesen nem állítjuk, hogy minden meeting teljesen felesleges lenne, egyszerűen csak lehetne mindezt hatékonyabban, okosabban szervezni.

Ne maradj le a legfrissebb tartalmainkról!

INGYENES webinárok, érdekes cikkek, leghasznosabb aktualitások.

Feliratkozom a hírlevélre

Ne maradj le a legfrissebb tartalmainkról!

INGYENES webinárok, érdekes cikkek, leghasznosabb aktualitások.

Feliratkozom a hírlevélre

A „TeamSpirit”, avagy a csapatszellem a távoli dolgozókkal is fenntartható

A személyes meetingek nagy előnye az információk többszintű átadása, a közös ötletelés és problémamegoldás. Ha megfelelően van vezetve, számos előnnyel jár, és a kollégák között is tovább erősödik a küzdőszellem a közös célokért. A felkészülés, a megfelelő guide (vezérfonal) valamint a meeting utóéletének megfelelő adminisztrációja az online térben sem ugorható át, sőt, a megfelelő eszközválasztás még fontosabb. Ha a távmunka megkönnyítése, a belső kommunikáció fejlesztése vagy a csapatmunka javítása a cél, akkor a Microsoft Teams a legjobb választás – első lépésként, gyors megoldást keresve mindenképpen, hiszen a cikkben leírt problémákra gyakorlatilag egészében választ képes adni.

Video konferencia/online meeting megoldás

Telefon és böngésző segítségével is egyszerűen becsatlakozhat bármelyik dolgozó az értekezletbe. A felek jól látják, jól hallják egymást, a szoftver bárki számára könnyen kezelhető és pillanatok alatt telepíthető.

Privát és csoport chat megoldás

A chat funkció által a gyors, azonnal megválaszolható kérdésekre is válasz kérhető. Emellett alkalmi munkacsoportokat is létrehozhatunk, akár egyes projektekhez, divíziókhoz hozzárendelve. A közös chat szoba lényege tulajdonképpen ugyanaz, mintha az irodában a mellettünk lévő asztalnál dolgozóhoz szólnánk pár szót. (Elküldted ezt az e-mailt, vagy küldjem én? Hívod Te, vagy hívom én a partnert? Melyik mappában van az a szerződés?)

Fájlok elérése bárhonnan

A Teams platformján a fájlmegosztás is egyszerű. PenDrive helyett OneDrive – nem kell mindenkinek egyesével hazavinnie magával a kulcsfontosságú dokumentumokat, hiszen egyszerűen, a felhőből elérhető minden.

Biztonság

A végére hagytuk az egyik legfontosabb jellemzőt: a programon belül mindezt biztonságosan lehet végezni. A fájlok nem vesznek el, nem kerülnek illetéktelen kezekbe. Nem vándorolnak oda vissza ellenőrizetlen e-mail címekről, vagy más csevegő alkalmazásokról. Ha a csapatot a Teams-be szervezzük át, a cég sokkal kevésbé lesz kitett a kibertámadásoknak, és ezáltal tovább csökkenthető a távoli munkavállalók okozta biztonsági és adatvesztési kockázat.

A változás mozgatója nem a technológia, hanem mi magunk vagyunk

Ha Te is szeretnéd használni az Office 365 adta előnyöket 6 hónapig INGYEN, akkor jelentkezz nálunk erre a linkre kattintva!

Fontos leszögezni: a technológia önmagában azonban nem fog csodát tenni semmilyen méretű cégnél. A létező gyakorlatot jobbá, hatékonyabbá képes tenni – ha viszont ez a gyakorlat önmagában elavult, akkor nem fogja hirtelen “megmenteni” a kollégák munkaidejét. A koronavírus ebben talán még pozitív változást is hozhat: mivel rá vagyunk kényszerítve a belső folyamatok felülvizsgálatára és újratervezésére, az is előfordulhat, hogy a válsághelyzet lecsengése után egy sokkal hatékonyabb, az időmenedzsment és együttműködés szempontjából a következő szintre lépett cégbe térnek majd vissza a dolgozók.