Mert időt nyersz vele, és az idő pénz – így növelheted a hatékonyságodat minimális beruházásokkal

Ha azt mondjuk, hogy bármelyik magyar cég számára tudunk ajánlani egy olyan megbízható, rugalmas megoldást, amivel a Forma 1-es csapatok vagy a New York-i bankok is dolgoznak, és ezzel új szintre emelheti vállalkozását, bizonyára sokan csalást sejtenek a háttérben. Pedig nem állítunk valótlant, mindössze azokról a felhőmegoldásokról beszélünk, amelyek már évek óta itt vannak velünk, csak eddig kevesen aknázták ki előnyeit.

A pandémia ebben is új távlatot nyitott: a távmunka berobbanásával sok cég döntött a megújulás mellett, és lépett egy hatékonyabb, átláthatóbb, jobb jövő felé. Cikksorozatunk első részében azt mutatjuk be, hogy a széleskörben elérhető világszintű technológia hogyan egyszerűsítheti a folyamatokat, és spórolhat időt, erőforrást minden olyan vállalkozás számára, aki nyitott a változásokra.

A felhőtechnológia néhány éve forradalmat hozott a nemzetközi kis- és középvállalkozások életébe, köszönhetően annak, hogy ezeket a csúcskategóriás szolgáltatásokat mindenki számára elérhető áron forgalmazzák. A magánfelhasználású piacon gyakoriak az ingyenes verziók, de az üzleti csomagok is igen kedvező konstrukcióban érhetők el, például a Microsoft 365 (Office programcsomagok) esetében.

De mi mindenre is nyújt megoldást a felhő, és miért vált nélkülözhetetlenné a pandémia alatt? Nos, elsősorban az adatok digitális tárolása, a kapcsolattartás, a munkafolyamatok szervezése, az ügyfelekkel való kommunikáció és az üzleti folyamatok elemzése az a terület, ahol alkalmazzák. Olyan népszerű platformokra kell gondolni itt, mint a Teams, a Power BI, az Microsoft 365 vagy a OneDrive. Ezek önállóan is nagyon felhasználóbarát alkalmazások, de akkor teremtenek igazán nagy értéket a cégnek, ha segítenek a konkrét, számszerűsíthető eredmények elérésében a nap végén.

Az első igazán nagy érték maga az IDŐ – az alábbiakban konkrét példákkal mutatjuk be, hol is veheted igazán hasznát a felhőmegoldásoknak.

 

Túlzás nélkül állíthatjuk, hogy a pandémia az ébredés évét hozta el a magyar kis- és középvállalkozásoknál: munkaórák százai szabadultak fel azokban az iparágakban, ahol a személyes találkozókat teljesen vagy részben fel tudták váltani online eszközökkel.

Eddig többszáz, többezer munkaóra ment a „levesbe”, itt az ideje a megújulásnak

Magától értetődő, de mégis ezzel kell kezdeni: az online térben folytatott megbeszélések, tárgyalások rengeteg időt szabadítanak fel a vállalkozások életében. A távmunka világszintű bevezetésével csak a Teams például 75 millió napi felhasználót regisztrált már áprilisban (több mint kétszeres növekedés az előző évi eredményhez képest), és volt egy olyan nap is kora tavasszal, amikor több mint 200 millióan vettek részt online meetingben egy 24 órás időszakban. Óriási számok, mégis egyszerű a logika mögötte. Ha csak egy értékesítő kolléga heti munkarendjét nézzük, aki eddig minden tárgyalására személyesen ment, akkor egy nap alatt átlagosan három vagy négy eredményes üzleti találkozót tudott teljesíteni. A munkaideje többi részét rendszerint utazással töltötte, ami a cégnek nettó veszteség. Az online térben akár napi hat ilyen meeting is kényelmesen megszervezhető, vagy a munkaidő többi része tisztán az utánkövetésre és egyéb feladatokra fordítható. Furcsa belegondolni, hogy eddig mennyi idő is ment el a „levesbe”: a munkába járással dolgozóként minimum napi egy óra (heti 7), a személyes találkozókkal heti 30, ami már egy tízfős vállalkozásnál is jelentős veszteség.

Indíts MOST új Microsoft 365 üzleti előfizetést, és NYERD MEG az 500 000 Ft-os Logitech videókonferencia-berendezést!

A rugalmasság lett a legfőbb érték

Több kutatás is rávilágított arra a tényre, hogy az alapvetően elutasító magyar vezetők is sokkal nyitottabban állnak hozzá a rugalmas munkavégzéshez. Az eddig megszokott a 8-16-ig vagy 9-17 munkarendben az számított, hogy az irodában egy légtérben, együtt dolgozzanak a kollégák, és fegyelmezetten betartsák a protokollt akkor is, ha egyébként éppen kevesebb feladatuk volt a kollégáknak. Ezzel a rendszerrel az a baj, hogy a munkatársak nem mindig érdekeltek abban, hogy gyorsabban végezzenek egy adott projekttel, hiszen az időben nekik nem jelent semmilyen megtakarítást. Ezzel szemben a rugalmas munkavégzés lehetővé teszi a dolgozóknak, hogy idejükkel saját maguk gazdálkodjanak, és ez sok esetben ahhoz vezetett, hogy ugyanazok az emberek tulajdonképpen több munkát végeztek el otthonról, mint a munkahelyükről. Ráadásul gyorsabban.

Indíts MOST új Microsoft szolgáltatásokat, és Nyerj!
A Kvazar és a Microsoft november hónapban egy közös akciót hirdetett, melynek keretében a magyar vállalkozások most kedvezménnyel indíthatnak új távmunka szolgáltatásokat. A nyereményjáték fődíja egy videókonferencia-rendszer, emellett az első 15 jelentkező garantált ajándékban részesül. Az akcióról bővebben ITT lehet tájékozódni.

Igazságtalanok lennénk, ha csak munkáltatói oldalról vizsgálnánk meg a lehetőségeket, hiszen a technológia előnyeit az ügyfelek is élvezhetik. Ha valamilyen „szakit” rendeltünk, eddig rendszerint ki kellett fizetnünk a kiszállási díjakat már az állapotfelméréshez is. Ha egy chatbot vagy bármilyen más beépített problémafelmérő rendszert (sokszor igencsak egyszerűt) is üzemeltet egy adott vállalkozás, akkor az első kiszállást gyakran mellőzhetjük, és csak a hibaelhárítást kell végeznünk. A vevő számára ez megtakarításként jelentkezik, ezért minket választ: mi pedig okosabban tudunk gazdálkodni az erőforrásainkkal, mert időt spórolunk meg a számosságban kevesebb, de összességében több értéket termelő hibaelhárító kiszállásokkal.

Mindig van feljebb

Ahová még kevés magyar kis- és középvállalkozás jutott el, az automatizáció beépítése. Ez a közeljövő kulcskérdése, amiben a felhő óriási segítséget és többletértéket nyújt. Használatával szinte minden munkafolyamat ideje drámaian csökkenthető. Egy korábban két napig tartó számlázási procedúra például akár két órára. Az időpontfoglalás, az e-mail visszaigazolások, a készletgazdálkodás vagy a ticketing mind-mind olyan terület, ahol a manuális erőforrások kiválthatók, és ezzel egyébként az emberi mulasztásból eredő hibák is megelőzhetők. A fejlesztések bevezetéséhez egyre kevésbé szükséges széleskörű informatikai szakértelem, hiszen megjelentek a különböző low-code/no-code applikációk is – ennek egyik tipikus példája a wordpress honlapkezelő platform, ami milliók számára tette lehetővé az online jelenlétet, szinte ingyen.

A szervezetfejlesztésben sem kell sokáig várni, és ugyanilyen forradalom következik be: az automatizáció olyan magától értődő lesz, minthogy van honlapunk. Az egyszerűség a gyártók számára is prioritás, a Microsoft Teams például nemcsak kapcsolattartásra használható, hanem nagyban hasonlít az okostelefonok működésére. Rengeteg szolgáltatást építhetünk bele attól függően, hogy milyen üzleti folyamatokban akarjuk használni. A legjobb az egészben az, hogy ezek gyártófüggetlenek. Nem kell mindegyiknek Microsoft alappal rendelkeznie, hiszen a gyártók akár a rivális termékeket is elérhetővé tették egymásnak, hiszen közös érdekük a minél nagyobb felhasználói bázis kiépítése világszerte.

Csatlakozz közösségünkhöz és értesülj a legfrissebb aktualitásokról, webinárokról, akciókról!

Nem a legokosabb vagy a leggazdagabb nyer, hanem aki legjobban tud alkalmazkodni

A legnagyobb hiba, amit a vállalkozók most elkövethetnek, hogy megelégednek a tavasszal bevezetett fejlesztésekkel, és évekre megállnak a fejlődés útján. A vírus kirobbanásakor megtörtént a tűzoltás, de az csak ideig-óráig tartja versenyben a céget. Most, amikor a munkavállalók és az ügyfelek is nyitottabbak az újdonságokra, kockázatmentesebben lehet nagyobb fejlesztéseket eszközölni. Elképzelhető, hogy nem 2020-ban húz majd leginkább a vállalkozás, de meg lehet alapozni annak, hogy bármilyen külső változás is érje a céget, a vezetőség gyorsan és hatékonyan tudjon reagálni rá.

Ahogy a természetben, úgy az üzleti életben is igaz, hogy nem a legerősebb vagy a leggazdagabb marad életben, hanem aki a legjobban alkalmazkodik. Aki gyorsan lép, figyel a külső változásokra, és mer változtatni, az most versenyelőnybe kerül. A felhő ebben segít, és nyújt világszintű hátteret az üzletfejlesztéshez. Ha a Forma 1-ben és a nagy amerikai bankoknál esküsznek rá, nem lehet olyan rossz. Itt az ideje a következő fokozatba kapcsolni!