Az egységes és biztonságos fájlmegosztási rendszer kialakítása kulcskérdés.

Egyik cégvezető sem dughatja homokba a fejét, a koronavírus terjedésének megfékezése immár minden magyar vállalkozást érint. Kit jobban, kit kevésbé, de az vitán felül áll, hogy amíg a helyzet nem csillapodik, hatással van a céges üzletmenetre. Bizonyos területek leállnak, mások több feladatot kapnak, a dolgozók hazamennek, szabadságot vesznek ki, otthonról dolgoznak be. A csapat szétszéled, és velük együtt az információ megosztása is sokkal nehézkesebbé válik. Megkaptad az e-mailt? Olvastad a céges chatet? Átküldtem Viberen/WhatsAppon/”Tetszőleges alkalmazás”- on, nem láttad? A szigetszerű megoldások helyett itt az ideje egy egységes rendszer bevezetésének: a felhő technológia most segíthet igazán, hiszen általa biztonságosan és hatékonyan oszthatók és kezelhetők az információk.

Helytől és időtől független megoldás kell

A kollaboráció alatt sokszor egyszerűen azt értik, amikor a kollégák képesek csapatként egyszerre dolgozni dokumentumokon, fájlokon, követni a közös haladást anélkül, hogy információk vesznének el. Maga a kifejezés azonban sokkal inkább az általános csapatmunkát takarja: mennyire vagyunk tisztában azzal, hogy min dolgoznak a kollégák, hogy miben tudunk segíteni, hogyan tudunk magunk segítséget kérni.

A valódi modern cég azonban valós idejű közös munkára törekszik, amelynek részei a közösen elfogadott és használt kommunikációs csatornák (legyen akár ez egy egyszerű közösségi chat, akár egy kifejezetten munkahelyi célokra fejlesztett alkalmazás), hozzáférés a legfontosabb fájlokhoz, azonnali bekapcsolódás a meetingekbe a világ bármely pontjáról, az irodából, vagy akár otthonról. Ennek hiányában ütközések jelennek majd meg a munkában: előfordulhat, hogy párhuzamosan többen is ugyanazon a feladaton dolgoznak, ahogyan az is, hogy szükségünk volna valamilyen információra, de egészen egyszerűen nem érjük el azt, akinél ez rendelkezésre áll.

Különösen akkor, ha a megszokott üzletmenet helyett sokan karanténba kényszerülnek, vagy a szabadságolások miatt más feladatát is kénytelenek elvégezni.

Ha nincs valós idejű együttműködés, nincs modern munkavégzés

Képzeljük el, hogy egy közös mappában dolgoznak a kollégák, a felhőben tárolva egy helyen egy-egy projekt fájljait. Normális esetben úgy működne a csoportmunka, hogy ha valaki egy fájlt megnyit és szerkeszteni kezdi, azt úgy teheti meg, hogy ezt mindenki más, aki az adott fájlon dolgozik, valós időben látja a módosításokat.

Ezzel ellentétben sok helyen még ma is olyan rémálomszerű rendszerben működik a hasonló ”kollaboráció”, hogy a csapattagok saját gépükön, úgymond offline szerkesztenek fájlokat, a régieket pedig felülírják saját munkájukkal. És ezt még csak nem is a felhőben teszik, hanem egyszerűen egy belső szerveren, ahol nincsen változáskövetés, nincsen visszaállítási lehetőség – akár úgy, hogy ha ketten vagy többen dolgoznak egy fájlon egyszerre, csak éppen hatékony menedzsment rendszer és belső kommunikáció híján nem tudnak erről.

Akár milliós nagyságrendű is lehet a nem megfelelő adatkezelésből keletkező kár

Az ezzel szemben felhőalapon szervezett adattárolás jelentőségét már önmagában is hangsúlyoznunk kell. Sok cégvezető sajnos még ma is attól tart, hogy ha “feltölti a felhőbe” cége adatait, ezzel kiszolgáltatja azokat – ez egy olyan tévhit, amivel örökre el kellene oszlatni.

A felhőben tárolt adatok nemcsak biztonságos helyen vannak, hanem még akkor is lehetőség van a visszaállításukra, ha az adatközpontban valahogyan fizikailag megsérülnének.

Hogy mennyire fontos ez? A 2014-es The State of Global Disaster Recovery Preparedness jelentés[1] szerint az adatvesztést elszenvedő cégek ötödének 50 000 és 5 millió dollár közötti veszteséget jelentett az esemény. Ők azok, akik saját szerveren, és nem felhőben tárolták a létfontosságú adataikat.

A komoly adatvesztést elszenvedő cégek 94%-a sohasem heveri ki teljesen ennek következményeit, 51%-uk két éven belül eltűnik a piacról. A KKV-knál még rosszabb a helyzet: egy komolyabb adatvesztés után 70%-uk egy éven belül kénytelen bezárni a boltot.

És nem mellesleg: az adatvesztés elsőszámú oka az emberi hiba.

A biztonság érdekében: Pendrive helyett One Drive

A legjobb megoldás az, ha mindenki kompatibilis szoftvereket használ egy olyan rendszerben, ahol akár valós időben is egyszerre többen hozzáférhetnek egy fájlhoz. Word, Excel és más Office formátumokban készült fájlokat például bármikor megoszthatunk más Microsoft-fiókokkal, szerkeszthetjük azokat a böngészőben is, folyamatosan látva, valós időben, hogy ki mit gépel, mit módosít, miközben mi is dolgozhatunk benne anélkül, hogy bárkinek a munkáját felülírnánk.

A legjobb, ha a fájlokat a OneDrive-on tároljuk, és nem saját merevlemezeken, így nem csak az adatok mindennapi kezelése, de tárolása is biztonságosabb lesz.

Ahhoz persze, hogy ez hatékonyan működjön, szükség lesz arra is, hogy a munkatársak közül az adott rendszert bárki, bárhonnan hatékonyan képes legyen használni.

The State of Global Disaster Recovery Preparedness jelentés

Ha Te is szeretnéd használni az Office 365 adta előnyöket 6 hónapig INGYEN, akkor jelentkezz nálunk erre a linkre kattintva!

Ne maradj le a legfrissebb tartalmainkról!

INGYENES webinárok, érdekes cikkek, leghasznosabb aktualitások.

Feliratkozom a hírlevélre

Ne maradj le a legfrissebb tartalmainkról!

INGYENES webinárok, érdekes cikkek, leghasznosabb aktualitások.

Feliratkozom a hírlevélre