A Color In Press nyomdaipari vállalkozást a járványhelyzet hatásai igen érzékenyen érintették. A megrendelések elapadása miatt felszabadult kapacitásokat arra használták fel, hogy a belső folyamataikat újratervezzék.
Előremenekültek, és ez jó döntésnek bizonyult: a Microsoft Teams bevezetésével nagyot léptek előre, a kollégák teljesítménye rohamosan nőtt, sőt, a vezető maga is sokat fejlődött. A folyamatok újratervezéséről, a bevezetés tapasztalatairól és a digitalizáció hozta fejlődésről Kiss Csabával beszélgettünk, aki őszintén engedett be minket a kulisszák mögé.
Miért döntöttek a céges folyamatok újraszervezése mellett?
Elsősorban a fejlődés érdekében hoztam meg a döntést, hogy itt az ideje a digitális fejlesztéseknek. Már korábban is próbálkoztunk új megoldások bevezetésével, de mivel sajnos a belső informatikai hátterünk nem eléggé fejlett ehhez (médiacég vagyunk), sorra akadályokba ütköztünk. Az Office 365-tel való próbálkozásaink arra viszont jók voltak, hogy egy kicsit elkezdtünk hozzászokni, felhasználói szempontból is fejlődni.
A vírushelyzet aztán felülírta az előzetes terveinket, és ami eddig a kényelmünket szolgálta, az elsődleges munkaeszközzé vált. Nem engedhettük meg a kockázatot, hogy háromgyerekes édesanyák és édesapák a fertőzésveszélynek kitéve napi szinten bejárjanak az irodába.
Elkezdtük keresni a távmunka megoldásokat, és a Teams-t választottuk, amit azóta is használunk, és nagyon sokat adott hozzá a szervezetünkhöz.
Mi volt a legfőbb probléma a Teams bevezetése előtt?
Sajnos, mint sok cégvezető, én is szeretek mindenről tudni. Többször jött már az a visszajelzés a kollégáktól, hogy „irányításmániás” vagyok. Sokszor voltam gátja a hatékonyságnak azzal, hogy a dolgozókat megszakítottam a munkafolyamatukban, és új, hirtelen jött feladatokat adtam ki nekik. A Teams-szel én is nagyon léptem előre. Látom, hogy ki éppen milyen projekten dolgozik, hogyan áll benne, és így sokkal jobban követhetem a szabad kapacitásokat.
Miben tapasztalja a legnagyobb fejlődést?
A Teams lett a céges kommunikáció fő platformja. Nagyon jól támogatja a távoli munkavégzést, és a külső partnereink is könnyen részt tudnak venni az online megbeszéléseinken. Csak annyit kell mondanom, hogy „küldöm a meghívót”, és már be is csatlakoztatható a beszélgetésbe. A másik, hogy mindennek nyoma van: sokkal kevesebb a félreértés, és mivel egy platformon van mindenki, a közös ötletelés is felgyorsult.
Ha százalékos arányban kellene meghatározni, mennyivel járult hozzá a hatékonysághoz a Teams bevezetése, mit mondana?
Ezt nehéz megítélni, mert márciusban, a járványhelyzet csúcspontján sajnos rengeteg megrendelésünket visszamondták. Ennek pozitív hozadéka, hogy volt idő a belső folyamatainkat újragondolni. A bevezetés és a hozzászokás után érzetre hatalmas ugrást vettem észre.
Az átláthatóságnak köszönhetően mindenkitől több információt kapok a munkájáról, nem túlzás azt mondani, hogy még a legkevésbé produktív kollégámnak is minimum 25%-kal nőtt meg a teljesítménye.
A cég gazdálkodása szempontjából az is fontos, hogy egy dolgozónktól sajnos meg is kellett válnunk, mert kiderült, hogy eddig a háttérbe húzódva folyamatosan másra tolta át a munkáját – ezt többé már nem tudta elrejteni a vezető és a kollégák elől.
A bevált újítások hatására kijelenthető, hogy nyitottabbak lettek más digitális megoldások felé is?
Igen. Bár továbbra sem vagyunk szakértők a területen, de szívesen fogadjuk a javaslatokat. Kíváncsiak vagyunk a jó példákra, és ha van olyan, amit át tudunk ültetni a saját szervezetünkbe, örömmel belevágunk. Az értékesítést támogató, az ügyfélélményt növelő újdonságokhoz különösen nyitottan állunk.
A papír alapon, vagy excel táblákban vezetett folyamatok habár egy fokkal jobbak a szóbeli utasításoknál (hiszen nyoma marad), de mégiscsak jobb egy profibb, átláthatóbb, direkt erre szabott szoftverben dolgozni. És ehhez nem szégyen szakértő segítségét kérni.
